admin – Proassist - System do zarządzania gabinetem i placówką medyczną

Prywatny gabinet medyczny zlokalizowany w szpitalu – historia klientki, która zdecydowała się skorzystać z rozwiązania Proassist

Prywatny gabinet ginekologiczny w budynku szpitala – problem z dodzwonieniem się do rejestracji

Doktor n. med. Małgorzata Pawlak to specjalista w zakresie ginekologii i położnictwa. Jest także założycielką szpitala ginekologiczno-położniczego MEDIKOR w Nowym Sączu, gdzie posiada gabinet medyczny, w którym przyjmuje swoje pacjentki.

Ze względu na specyficzną lokalizację prywatnego gabinetu Pani Doktor, pacjentki nie zawsze wiedziały, pod jakim numerem mogą dokonać zapisów na wizyty. Część z nich dzwoniła bezpośrednio do Pani Doktor, natomiast inne łączyły się ze szpitalem, pod numerem ogólnym.Prywatny gabinet nie miał przydzielonego odrębnego numeru telefonu ani osobnej rejestratorki, z którą osoby odbierające telefon mogłyby łączyć pacjentki.

Wynikiem tego był brak uporządkowania grafiku – część pacjentek była zapisywana w jednym ogólnym kalendarzu wizyt, a druga w terminarzu wizyt prowadzonym przez Panią Doktor. Takie prowadzenie rejestracji wizyt wprowadzało ogromny chaos i powodowało podwójne rezerwacje.

Dodatkowo, na ogólny numer szpitala dzwonią także pacjenci w innych sprawach i jest ich znacznie więcej niż w jednoosobowym, prywatnym gabinecie, więc czas oczekiwania na połączenie jest dłuższy. Długie oczekiwanie w kolejce przez pacjentki pani Doktor było dodatkowym powodem ich frustracji – nie dość, że długo czekają na połączenie, to jeszcze ich wizyty są dublowane, więc w poczekalni również muszą spędzić więcej czasu.

Dostosowanie systemu medycznego do indywidualnych potrzeb lekarza

Doktor Pawlak przyjmuje pacjentki w określone dni: wtorki, czwartki i piątki, przy czym w piątki wykonuje jedynie badania prenatalne. Kluczowe było takie ustawienie systemu, aby wykluczyć możliwość zapisów na konsultacje w piątki.

System Proassist umożliwił ustawienie limitu wizyt w określonych dniach, co pozwoliło dostosować grafik do indywidualnych potrzeb doktor Pawlak. Jeśli Pani Doktor zdecyduje się na zmianę trybu pracy, w każdej chwili może zmodyfikować limity nałożone w systemie.

Dzięki odpowiedniemu dostosowaniu systemu, rejestracja nie musi sprawdzać w notatkach informacji o specyfice pracy, a Pani Doktor nie musi martwić się, że ktoś zostanie błędnie zarejestrowany. System medyczny Proassist automatycznie blokuje niepożądane rezerwacje.

Zewnętrzna rejestracja telefoniczna do jednoosobowego prywatnego gabinetu

Doktor Małgorzata Pawlak zdecydowała się na współpracę z Proassist, aby usprawnić rejestrację pacjentek i zoptymalizować funkcjonowanie gabinetu. Poniżej przedstawiamy, jakie zmiany zostały wprowadzone i jakie przyniosły efekty.

✅ Jeden numer telefonu do rejestracji wizyt

Pierwszym krokiem było uporządkowanie komunikacji telefonicznej. Wprowadzono jeden, dedykowany numer do rejestracji wizyt, który został opublikowany na stronie internetowej Pani Doktor. Pacjentki dzwoniące pod prywatny numer Pani Doktor są teraz automatycznie przekierowywane do rejestracji Proassist po 10 sekundach.

Korzyści:

🔹 Rodzina i znajomi Pani Doktor mogą nadal korzystać z jej prywatnego numeru, ponieważ ich kontakty zostały zablokowane w systemie przekierowań.

🔹 Pacjentki mają klarowną i szybką ścieżkę kontaktu z rejestracją, co znacząco poprawiło ich doświadczenie.

✅ Jeden, spójny kalendarz wizyt

Dzięki systemowi Proassist wszystkie wizyty są teraz zapisywane w jednym, zintegrowanym kalendarzu. Zarówno Pani Doktor, jak i współpracujące z nią położne mają dostęp do aktualnego harmonogramu, co umożliwia lepszą organizację pracy.

Efekt:

🔹 Eliminacja błędów w zapisach wizyt.

🔹 Możliwość bieżącej kontroli grafiku przez Panią Doktor.

Strona internetowa dla gabinetu z możliwością rejestracji online

Dla gabinetu Pani Doktor stworzono stronę internetową, która pełni funkcję wizytówki online. Pacjentki mogą znaleźć tam informacje o usługach, cenniku i lokalizacji gabinetu. Strona została zintegrowana z mapami Google, co ułatwia odnalezienie placówki.

Najważniejszym elementem witryny jest zakładka do rejestracji online, działająca 24/7. Pacjentki mogą teraz umawiać wizyty w dogodnym dla siebie czasie, bez konieczności wykonywania telefonu.

Wynik:

🔹 39% pacjentek dokonuje zapisów przez Internet.

🔹 Zmniejszono obciążenie rejestracji telefonicznej.

Automatyczne wiadomości SMS z przypomnieniem o umówionej wizycie

Pani Doktor postanowiła również wdrożyć w swoim gabinecie dodatkową funkcję w systemie Proassist – automatyczną wysyłkę przypomnień SMS. Informują one pacjentki o zbliżającym się terminie wizyty. Dzięki temu liczba pacjentek, które nie pojawiały się na umówionych konsultacjach, znacząco spadła.

Efekt:

🔹 Wzrost punktualności pacjentek.

🔹 Redukcja luk w grafiku i marnowania czasu pracy.

Podsumowanie – dlaczego warto wybrać Proassist do obsługi gabinetu prywatnego

Wdrożenie usług Proassist pozwoliło na kompleksowe usprawnienie pracy gabinetu ginekologicznego prowadzonego w szpitalu. Dzięki zintegrowanej rejestracji, stronie internetowej i narzędziom przypominającym o wizytach, Doktor Małgorzata Pawlak nie tylko uporządkowała swoje grafiki, ale również zwiększyła dostępność swoich usług dla pacjentek.

Jeśli zmagasz się z podobnymi wyzwaniami w swojej placówce medycznej, skontaktuj się z nami! Rozwiązania Proassist pomogą Ci zorganizować pracę Twojego gabinetu i poprawić satysfakcję pacjentów.

Fakty i mity na temat rejestracji online w placówkach medycznych

Pacjenci zapisani przez Internet nie pojawiają się na zaplanowanych wizytach

To jeden z najczęściej powtarzanych mitów, który zniechęca placówki do wprowadzenia rejestracji online. Część osób obawia się, że pacjenci, mając możliwość łatwego zapisania się przez Internet, zrobią to bez zastanowienia, co doprowadzi do zwiększenia liczby „no-showów”.

Fakt: Pacjenci, którzy sami wybierają dogodny termin wizyty online, często lepiej zapamiętują rezerwację. Dlaczego? Przede wszystkim dlatego, że sami ustalają termin w czasie, który im odpowiada – mogą więc sprawdzić swój kalendarz, upewnić się co do dostępności i od razu zapisać wizytę. Taki proces angażuje pacjentów bardziej, niż gdyby po prostu dzwonili, będąc np. w pośpiechu czy wykonując inne czynności, jak prowadzenie samochodu.

Dodatkowo, systemy medyczne takie jak Proassist oferują opcję automatycznego przypominania o wizycie przez SMS czy e-mail, co jeszcze bardziej redukuje ryzyko zapomnienia o umówionej wizycie.

Jeśli jednak wciąż obawiasz się, że pacjenci nie będą przychodzić na wizyty – możesz wprowadzić dodatkowo system płatności online. Dzięki niemu, pacjenci będą musieli z góry zapłacić za wizytę, co bardziej zmotywuje ich do pojawienia się w Twoim gabinecie. Możesz wprowadzić nawet regulamin, w którym zastrzeżesz sobie, że np. w przypadku odwołania wizyty na mniej niż 24h przed planowanym terminem, nie zwracasz kosztów wizyty pacjentowi.

Pacjenci będą się zapisywać na wizyty, których nie potrzebują

Niektórzy lekarze obawiają się sytuacji, w której przez to, że pacjenci będą rejestrować się na wizyty samodzielnie, mogą zapisać się na zabieg bez wcześniejszej konsultacji.

Fakt: Nie ma powodu do niepokoju. Aby uzyskać pewność, że nikt się na taki zabieg nie zapisze – wystarczy nie dodawać takiej usługi do zakładki e-rejestracji. Rejestracja online działa jak każda inna forma zapisów i jest dodatkowo wspierana funkcjami przypominającymi, jak wiadomości SMS lub e-maile wysyłane przed wizytą. To przypomnienia zmniejszają ryzyko, że pacjent przyjdzie nieprzygotowany do wizyty.

Zatem, możesz sam zdecydować, jakie usługi będą dostępne do wyboru w rejestracji online oraz czy chcesz, żeby pacjentowi wyświetlał się jakiś komunikat, np. informujący o tym, jak należy przygotować się do wizyty.

Fikcyjni pacjenci i trudności w utworzeniu konta dla pacjenta

Wiele osób obawia się, że pacjenci nie będą potrafili poradzić sobie z założeniem Internetowego Konta Pacjenta lub nie będą chcieli tego robić ze względu na czasochłonność tego procesu. Pojawiają się także wątpliwości związane z umawianiem fikcyjnych wizyt przez boty lub konkurencję.

Fakt: Ryzyko zapisania się na wizytę z podaniem fałszywych danych lub zarezerwowania wizyty tylko po to, aby celowo zapełnić grafik lekarza fałszywą wizytą, nie istnieje. Wszystkie zapisy przez stronę internetową są skrupulatnie weryfikowane. Każdy pacjent podczas rejestracji online ma obowiązek podania swojego numeru telefonu, na który wysyłany jest specjalny kod, który należy wpisać, aby dopełnić zapisu. Nie ma możliwości, aby do grafiku lekarza „wdarła się” wizyta dodana przez konkurencję, lub pacjenta, którego nie da się zdefiniować, ponieważ numer podawany podczas rejestracji musi być prawdziwy.

Sam proces zapisu właśnie na tym polega – na wprowadzeniu danych i przepisaniu kodu potwierdzającego rezerwację. W Proassist nie ma konieczności zakładania żadnego konta przez pacjenta.

Różnica w cenie wizyty

Lekarze obawiają się tego, że pacjent nie będzie zadowolony z tego powodu, że ceny podane podczas tego zapisu nie będą pokrywały się z kwotą, którą rzeczywiście będzie musiał zapłacić.

Fakt: Na widgecie Proassist istnieje możliwość podania zakresu cenowego za daną wizytę. Dzięki temu, jeżeli podczas przyjmowania pacjenta wyniknie konieczność wykonania dodatkowej usługi, lekarz będzie spokojny, że pacjent będzie w stanie zapłacić daną cenę, ponieważ został na to przygotowany podczas rezerwacji wizyty przez Internet.

Co więcej, w systemie rejestracji online Proassist istnieje możliwość wyłączenia wyświetlenia cen na widgecie. Jednak prawdę powiedziawszy, nie polecamy takiego rozwiązania. Z naszego doświadczenia wiemy, że pacjent, tak czy inaczej zadzwoni, aby zapytać o cenę, dlatego najlepszym rozwiązaniem jest wybranie możliwości ustawienia zakresu cenowego.

Rejestracja online nie daje pełnej kontroli nad grafikiem

To kolejny mit, który jest powielany przez właścicieli placówek medycznych. Obawiają się oni, że wizyty umówione przez różne portale (na przykład ZnanyLekarz) będą dublować się z rezerwacjami ze strony placówki, a rejestratorki ręcznie będą musiały przepisywać je do kalendarza i dzwonić do pacjentów.

Fakt: Systemy rejestracji online, takie jak Proassist, umożliwiają pełne zarządzanie kalendarzem wizyt, w tym blokowanie terminów, modyfikowanie godzin przyjęć czy ustawienie preferencji dla różnych specjalistów. Placówka decyduje, którzy specjaliści są dostępni w rejestracji online, a w razie potrzeby może dostosowywać kalendarz w dowolnym momencie. System automatycznie aktualizuje zmiany i jest zsynchronizowany ze Znanym Lekarzem. Nieważne, czy Twój pacjent umówi wizytę przez ZL, Twoją stronę, czy przez social media – rezerwacja i tak pojawi się w kalendarzu dostępnym dla rejestratorki. Wizyty nie będą się dublować.

Rejestracja online jest tylko dla dużych placówek

Ostatnia rzecz, która blokuje jednoosobowe gabinety medyczne przed wdrożeniem rejestracji online to przeświadczenie, że zapisy przez Internet sprawdzą się tylko w dużych placówkach.

Fakt: Rejestracja online jest rozwiązaniem, które sprawdza się w każdej placówce – od jednoosobowych gabinetów po duże kliniki. Mniejsze gabinety mogą nawet bardziej skorzystać na tym rozwiązaniu, bo zyskują sposób na automatyczne przyjmowanie rezerwacji, co pozwala oszczędzić czas i lepiej zaplanować dzień pracy. Dzięki rejestracji online pacjenci mogą łatwo znaleźć wolny termin, co zwiększa ich satysfakcję i prawdopodobieństwo ponownej wizyty.

Jak zwiększyć ilość dokonywanych rezerwacji wizyt w placówce medycznej?

Wyzwania, przed którymi stanęło Centrum Medyczne Semper Fortis

Ze względu na renomę i wysoką jakość usług, Semper Fortis cieszy się dużą popularnością wśród pacjentów. W szczytowych godzinach rejestracja była jednak tak przeciążona, że wielu pacjentów nie mogło się dodzwonić, co generowało frustrację i obniżało poziom satysfakcji z usług placówki. Zwiększenie liczby rejestratorek nie rozwiązałoby problemu, a jedynie wiązało się z wyższymi kosztami. Konieczne stało się wdrożenie efektywnego i kosztowo opłacalnego rozwiązania.

Profesjonalna obsługa za pomocą zewnętrznej rejestracji telefonicznej

Dla placówek medycznych, które chcą odciążyć swoje recepcje i jednocześnie zwiększyć liczbę dokonywanych rezerwacji, Proassist oferuje zewnętrzną rejestrację telefoniczną. Dzięki tej funkcji specjalnie przeszkolony zespół obsługuje rejestrację telefoniczną dla placówki. Jest to szczególnie zbawienne w godzinach szczytu lub w sytuacjach, gdy wewnętrzny personel jest zajęty. Przekazanie części obowiązków na zewnątrz pozwala zapewnić szybszą reakcję na potrzeby pacjentów, co skutkuje większą ilością dokonywanych rezerwacji i poprawia jakość obsługi.

Wdrożenie tego rozwiązania w Semper Fortis pozwoliło zautomatyzować procesy, co rozwiązało wiele problemów związanych z przeciążeniem rejestracji. Oto najważniejsze zmiany, jakie nastąpiły dzięki zdalnej rejestracji telefonicznej Proassist:

✅ W ramach zewnętrznej obsługi telefonicznej Proassist stworzono centralę telefoniczną z możliwością wyboru celu połączenia:

Rejestracja na NFZ– umożliwiająca szybką obsługę pacjentów korzystających z usług refundowanych.

Rejestracja prywatna – prowadzona przez zewnętrzne rejestratorki Proassist, co pozwoliło na natychmiastowe odciążenie wewnętrznego zespołu.

✅ Dzięki tej funkcji rejestracja na wizyty prywatne została usprawniona, a poziom odbieralności połączeń wzrósł do 94%.

✅ Czas oczekiwania pacjenta na połączenie uległ skróceniu, a liczba dziennych rejestracji wzrosła aż o 34%.

Umożliwienie rejestracji online na stronie placówki

Jedną z najważniejszych funkcji systemu medycznego Proassist jest e-rejestracja, dzięki której pacjenci mogą wygodnie umawiać wizyty przez Internet, o każdej porze dnia i nocy. Dostępność rejestracji online eliminuje ograniczenia wynikające z godzin pracy rejestracji telefonicznej i ułatwia proces rezerwacji wizyt – pacjenci mogą wybrać dogodny dla siebie termin bez konieczności oczekiwania na połączenie telefoniczne. Tego rodzaju rozwiązanie sprawia, że dostępność placówki staje się większa, co przyciąga nowych pacjentów oraz zwiększa liczbę wizyt umawianych przez osoby, które wolą załatwiać sprawy online.

Na stronie internetowej Semper Fortis również wdrożono widget rejestracji online, dostępny 24/7, który umożliwia pacjentom samodzielne zapisanie się na wizytę. To elastyczne rozwiązanie odciąża zespół rejestracji, a pacjenci mogą zapisać się na wizytę w dogodnym dla siebie momencie, co wpływa na wyższą liczbę rezerwacji.

Automatyczne przypomnienia SMS wysyłane do pacjentów

Proassist umożliwia wysyłanie automatycznych przypomnień o wizytach za pośrednictwem SMS-ów. Dzięki tej funkcji pacjenci nie tylko lepiej pamiętają o swoich terminach, ale są także bardziej skłonni do dotrzymywania terminów wizyt. Przypomnienia znacząco redukują liczbę nieodwołanych wizyt, co pozwala na lepsze zarządzanie harmonogramem i uniknięcie niepotrzebnych pustych miejsc w kalendarzu. Automatyczne przypomnienia wspierają również pozytywne doświadczenie pacjenta, co zwiększa szansę, że wybierze tę samą placówkę przy kolejnej potrzebie.

Dla omawianej placówki medycznej, automatyczne przypomnienia SMS o zbliżających się terminach to funkcja, która znacząco ograniczyła liczbę pacjentów niepojawiających się na wizytach. Pacjenci otrzymują powiadomienia na dzień przed wizytą, a system umożliwia łatwe jej odwołanie lub przełożenie za pomocą specjalnego kodu w odpowiedzi na wiadomość SMS. Dzięki temu lekarze i zespół Semper Fortis zyskali lepszą organizację pracy.

Aplikacja na telefon dla lekarzy i specjalistów medycznych

Każdy lekarz otrzymał dostęp do aplikacji mobilnej Proassist, dostępnej zarówno na smartfony z systemem Android, jak i iOS. Pozwala ona na łatwy wgląd w grafik wizyt i możliwość edycji terminarza. Aplikacja jest szczególnie pomocna w dynamicznych warunkach pracy, umożliwiając lekarzom pełną kontrolę nad swoim harmonogramem i eliminując ryzyko zdublowania terminów.

Dodatkowe funkcje, które umożliwia aplikacja na telefon to między innymi możliwość głosowego wypełniaia EDM oraz szybkiego skanowania dokumentów za pomocą telefonu i automatycznego dodawania zdjęć do karty pacjenta.

Korzyści płynące z wdrożenia systemu medycznego Proassist dla Semper Fortis

Korzyści dla centrum medycznego:

✅ Optymalizacja kosztów – Proassist okazał się tańszym rozwiązaniem niż zatrudnienie dodatkowego zespołu rejestratorek.

✅ Większa liczba rezerwacji – liczba dziennych rejestracji wzrosła, przy jednoczesnym zmniejszeniu kosztów operacyjnych.

✅ Odciążenie zespołu rejestracji – wewnętrzny zespół rejestratorek zyskał większy komfort pracy i więcej czasu na obsługę pacjentów na miejscu.

Korzyści dla pacjentów:

✅ Szybsza rejestracja telefoniczna – pacjenci mogą łatwo połączyć się z odpowiednią osobą, co eliminuje czas oczekiwania i poprawia jakość obsługi.

✅ Elastyczność w rezerwacji – rejestracja online i SMS-owe przypomnienia znacznie ułatwiają kontakt z placówką, co przekłada się na wyższą satysfakcję pacjentów.

✅ Bezproblemowe przekładanie i odwoływanie wizyt – pacjenci mogą szybko i wygodnie zmieniać swoje plany, co zmniejsza liczbę nieodwołanych wizyt.

Podsumowanie

Nowoczesne rozwiązania, takie jak system medyczny Proassist, umożliwiają placówkom medycznym skuteczniejsze zarządzanie rezerwacjami wizyt oraz zwiększenie ich liczby. Dzięki funkcjom takim jak rejestracja online, automatyczne przypomnienia,czy zewnętrzna rejestracja telefoniczna, placówka może wprowadzić udogodnienia, które odpowiadają na potrzeby pacjentów i usprawniają pracę personelu. Oprogramowanie Proassist udowodniło swoją skuteczność w Semper Fortis, zwiększając liczbę rezerwacji, optymalizując koszty i ułatwiając pracę rejestratorek oraz lekarzy. Automatyzacja procesów związanych z obsługą pacjenta poprawiła dostępność placówki, zapewniając pacjentom lepszy dostęp do usług medycznych oraz większy poziom zadowolenia.

Rejestracja telefoniczna dla gabinetu ginekologicznego

Problemy organizacyjne w gabinecie medycznym

Dr Roman Krawiec, doświadczony ginekolog i położnik, od lat prowadził cenioną prywatną praktykę lekarską. Pomimo ogromnej liczby pacjentek i renomy, funkcjonowanie jego gabinetu nie było dobrze zorganizowane. Wdrożenie systemu Proassist było odpowiedzią na rosnące potrzeby organizacyjne, wynikające ze stale zwiększającej się liczby pacjentek.

Przed zmianami gabinet działał w modelu „otwartych drzwi”, co oznaczało, że pacjentki przychodziły bez wcześniejszego umawiania wizyt. Taki system rodził szereg problemów:

Dla pacjentek:

🔴 Długie oczekiwanie – pacjentki, w tym kobiety będące w ciąży czy w okresie połogu, często musiały spędzać długie godziny w poczekalni.

🔴 Niepewność terminu wizyty – brak wcześniejszej rejestracji i możliwości rezerwacji konkretnego terminu wizyty sprawiał, że pacjentki nigdy nie miały gwarancji, że zostaną przyjęte w danym dniu.

🔴 Brak informacji o urlopie lekarza – zdarzały się przypadki, gdy pacjentki przychodziły do gabinetu, nie wiedząc, że lekarz ma w danym dniu wolne.

Dla lekarza:

🔴 Przepełniona poczekalnia – zbyt duża liczba pacjentek w niektóre dni prowadziła do chaosu organizacyjnego.

🔴 Strata czasu – w innych momentach zdarzały się nieplanowane „okienka” między wizytami, które były po prostu marnowaniem czasu pracy lekarza.

🔴 Brak regularności – Niezorganizowany harmonogram powodował dodatkowy stres i utrudniał planowanie dnia pracy.

Jak można się domyślić, brak ustalania konkretnych terminów i godzin wizyt powodował też, że pacjentki nie czuły się zobowiązane do zjawienia się w gabinecie, a cały grafik pracy nigdy nie był jednolity. Brak organizacji poważnie zaburzał działanie gabinetu i frustrował pacjentki. Dla dobra pacjentek i gabinetu, konieczne było wdrożenie całkowicie innego, skuteczniejszego systemu pracy.

Skuteczna poprawa procesu rejestracji w gabinecie ginekologicznym

Doktor Roman Krawiec miał dość bycia ciągle pod telefonem, odbierania połączeń o różnych godzinach i samodzielnego informowania pacjentek o tym, w jakich godzinach przyjmuje. Postanowił skorzystać z usług Proassist i wdrożyć skuteczny system rejestracji medycznej.

Naszym celem było zatem zorganizowanie harmonogramu pracy gabinetu i ustalenie jasnych godzin przyjęć, zredukowanie chaosu panującego w poczekalni gabinetu oraz umożliwienie pacjentkom dogodnego sposoby rejestracji, skrócenie czasu oczekiwania na wizyty i zwiększenie ich komfortu.

Wdrożenie systemu medycznego Proassist i rozwiązania problemów gabinetu ginekologicznego przeprowadzono w kilku krokach:

✅ Stworzenie precyzyjnego grafiku – zdefiniowano stałe dni i godziny przyjęć lekarza oraz ustalono, ile planowo powinna trwać dana wizyta czy usługa. Dzięki temu można zapisywać pacjentki na konkretne godziny, które tylko w nielicznych przypadkach lekko się przesuwają.

✅ Widget rejestracji online – na stronie internetowej gabinetu zainstalowano widget e-rejestracji Proassist umożliwiający pacjentkom rejestrację na wizyty o dowolnej porze. Takie wizyty zaplanowane przez Internet automatycznie wpadają do grafiku lekarza, nie ma konieczności ich ręcznego przepisywania.

✅ Przekierowanie połączeń telefonicznych – gabinety zdecydował się na usługę zewnętrznej rejestracji telefonicznej Proassist, eliminując konieczność obsługi połączeń przez lekarza. Doktor Roman Krawiec nie musi być już ciągle pod telefonem, a pacjentki dzwonią na ten sam numer, co do tej pory. Rejestratorki Proassist odbierają połączenia od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 15:00.

✅ Informacja dla pacjentek – przed gabinetem umieszczono szczegółową informację o nowych sposobach, żeby pacjentki mogły się z nimi zapoznać.

✅ Aplikacja mobilna dla lekarza – umożliwiła Panu Doktorowi szybkie wprowadzanie zmian w grafiku i dodawanie nowych wizyt w przypadku kiedy sam chciał kogoś zarejestrować.

✅ Automatyczne przypomnienia SMS – pacjentki otrzymują przypomnienia o wizytach, co zwiększa frekwencję i redukuje liczbę wizyt nieodbytych.

Lepsza organizacja działania gabinetu medycznego

Po wprowadzeniu do gabinetu ginekologicznego systemu medycznego Proassist lekarz Roman Krawiec korzysta z nowoczesnego i funkcjonalnego programu do umawiania wizyt online, a także z usługi rejestracji telefonicznej swoich pacjentek.

Obowiązki związane z informowaniem o terminach wizyt pełnią teraz rejestratorki Proassist, dzięki czemu właściciel gainetu ma pewność, że pacjentki są obsługiwane profesjonalnie i oprócz rezerwacji wizyty mogą uzyskać wszystkie potrzebne informacje. Rejestratorki telefoniczne Proassist dbają również o to, by w grafiku nie było okienek pomiędzy wizytami. A w przypadku nagłej sytuacji, gdyby lekarz nie mógł dotrzeć do gabinetu lub się rozchorował, zdalne rejestratorki zadzwonią do wszystkich umówionych pacjentek, grzecznie przekażą informację i umówią nowy termin wizyty.

Oczywiście, na samym początku, tuż po wdrożeniu zmian, pacjentki, które nie wiedziały o nowej formie zapisu na wizyty, zostały przyjęte bez rejestracji i poinformowane o możliwości umawiania kolejnych wizyt telefonicznie lub internetowo. Dzięki temu teraz pacjentki nie muszą już czekać w długiej kolejce, tylko przychodzą do gabinetu na konkretną, umówioną godzinę.

Pacjentki bardzo doceniły nowy tryb pracy gabinetu – wiąże się to dla nich z oszczędnością czasu i większym komfortem, o czym często informują lekarza. Każda pacjentka na 24 godziny przed wizytą otrzymuje powiadomienie SMS-owe z przypomnieniem o terminie spotkania z lekarzem. W wiadomości tej znajduje się też specjalny kod pozwalający odwołać wizytę. Jeśli pacjentka nie może stawić się w gabinecie, odpisuje na wiadomość według instrukcji i jej wizyta zostaje odwołana.

Nowy sposób funkcjonowania gabinetu Romana Krawca spełnia oczekiwania obu stron – lekarza będącego właścicielem gabinetu i jego pacjentek. Rejestracja odbywa się w sposób wygodny i niepozostawiający pola do pomyłek. Lekarz oraz pacjentki oszczędzają czas i zawsze wiedzą, kiedy odbędzie się wizyta.

Podsumowanie – system medyczny najlepszy dla ginekologa

Nowy sposób działania gabinetu dr. Romana Krawca dzięki systemowi Proassist zrewolucjonizował obsługę pacjentek i organizację pracy lekarza. System umożliwił efektywne zarządzanie czasem, poprawę satysfakcji pacjentek oraz wzrost renomy gabinetu jako nowoczesnej i dobrze zorganizowanej placówki medycznej.

Program Proassist to rozwiązanie, które zmienia oblicze pracy w placówkach medycznych – pomaga w organizacji, zwiększa komfort i pozwala lekarzom skupić się na pacjentach i ich leczeniu. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o korzyściach systemu Proassist, odwiedź naszą stronę lub skontaktuj się z nami już dziś.

Za kulisami pracy zdalnej rejestratorki: rozmowa z rejestratorkami medycznymi pracującymi w Proassist

Plusy i minusy pracy jako zdalna obsługa rejestracji telefonicznej

Czy lubicie swoją pracę jako zdalne rejestratorki?

Zuzanna: Zdecydowanie tak! W Proassist wszyscy sobie pomagamy, co sprawia, że przychodzę do pracy z uśmiechem. Bywają dni, kiedy jestem zmęczona – zwłaszcza przy dużym natłoku telefonów od pacjentów – ale doceniam możliwość współpracy z takim zespołem.

Marzena: Cieszę się, że mogę pomagać pacjentom i tworzyć zgrany zespół z ludźmi, którzy tworzą świetną atmosferę. W Proassist mogę liczyć na przełożonych, którzy zawsze są wyrozumiali. Nie boję się wyzwań, bo wiem, że w każdej sytuacji mogę liczyć na wsparcie. To moja najlepsza praca, bo mogę pomagać innym!

Czy praca rejestratorki telefonicznej bywa stresująca?

Zuzanna: Niestety tak, ale oczywiście jest więcej pozytywnych sytuacji. Pacjenci żegnają się ze mną serdecznie, mówiąc „do zobaczenia”. Uśmiecham się. Czuję, że są zadowoleni z mojej rozmowy. Wiem, że się nie spotkamy, jednak miło mi, że ktoś docenia moją pracę.

Marzena: Ja na początku pracy w Proassist czułam ogromny stres przy odbieraniu telefonów – co, jeśli coś pomylę i pacjent się zdenerwuje? Ale mimo ogromnego stresu postanowiłam dać sobie szansę i odważyłam się spróbować. Dlatego do dziś pamiętam imię i nazwisko mojego pierwszego pacjenta. Starałam się, by stres nie wpłynął na moje wyniki w pracy. Koniec końców poradziłam sobie i opanowałam emocje.Teraz już się niczym nie stresuję, ale jak w każdej pracy z klientem – nie zawsze jest kolorowo.

Zuzanna:Tak. Właśnie, zwłaszcza gdy pacjenci są niecierpliwi. Czasem bez powodu naskoczą na nas, ponieważ myślą, że my nie chcemy im zarezerwować danego terminu. Jednak to nie jest prawda. Mamy z góry ustalone wytyczne, których się trzymamy, jednak oni tego nie rozumieją. Niestety nie wszystko zależy od nas. Pacjenci przede wszystkim uważają, że jesteśmy w miejscu, do którego dzwonią, dlatego właśnie proszą mnie o to, żebym podeszła do lekarza i zapytała o dany termin.

Zapamiętałyście jakieś nieprzyjemnie sytuacje?

Zuzanna: Utkwiła mi w głowie jedna rozmowa. Starsza pani bez powodu mnie zaatakowała. Nie zachowałam się w stosunku do niej niewłaściwie. Jednak pod koniec rozmowy przeprosiła mnie, przyznała się do błędu. Udzieliłam jej potrzebnych informacji, starałam się jej pomóc. Próbowałam ją uspokoić. Myślę, że dlatego właśnie zrozumiała, że nie chce jej w żaden sposób zaszkodzić. Nawet podziękowała mi i zaznaczyła, że jest starszą osobą. Byłam bardzo zaskoczona.

Marzena: Oczywiście, takich sytuacji jest wiele. Dzwonią do nas przecież chorzy ludzie, którzy często zmagają się z bólem i cierpieniem. Ból jest złym doradcą i czasami po prostu pacjenci już na wstępie są zdenerwowani, bo potrzebują szybkiej pomocy. Staram się zawsze wczuć w ich sytuację oraz spełnić ich oczekiwania. W przypadku braku wolnych terminów wysyłamy do lekarzy wiadomości w sprawie pilnej wizyty. Doradzamy również rejestrację online, a jeśli nie zdążymy odebrać jakiegoś połączenia, to zawsze staramy się oddzwonić.

Nasza kierownik rejestracji, Justyna, przygotowuje nas na takie sytuacje i myślę, że to dzięki jej szkoleniom zawsze wiem, co powiedzieć i jak zareagować. Kiedy zaczynałam pracę w Proassist byłam bardzo nieśmiała, a dzięki odpowiednim szkoleniom zyskałam pewność siebie i doskonale odnajduję się w pracy jako rejestratorka medyczna.

No dobra, opowiedziałyście o nieprzyjemnych sytuacjach. A co z tymi przyjemnymi? Czy takie też zdarzają się w pracy rejestratorki telefonicznej?

Marzena: Tak jak wspomniałam, nie traktuję pacjentów w oschły sposób. Ktoś mógłby powiedzieć, że to tylko krótka wymiana zdań, ale czasem pacjenci zwierzają się ze swoich dolegliwości. Oczywiście, nie jesteśmy medykami, więc nie doradzamy im w kwestiach zdrowotnych, ale zawsze staramy się ciepło przyjąć każdego pacjenta, wesprzeć go słowem i najlepszy w tym wszystkim jest moment wdzięczności. Kiedy pacjent mówi “dziękuję, jest Pani bardzo miła” albo “dziękuję, bardzo mi Pani pomogła”. Tak, myślę, że to jest najważniejsze w naszej pracy.

Zuzanna: Oj, zdecydowanie tak! Mamy wielu pacjentów, którzy są niezwykle sympatyczni i serdeczni. Zdarza się, że osoby, które dzwonią do nas regularnie, zaczynają rozpoznawać nas po głosie i zagajają: „O, to znowu pani! Dobrze, że panią słyszę!” – to naprawdę miłe. To są te momenty, które dają motywację, a nawet radość z codziennej pracy.

Marzena: Tak, ja szczególnie pamiętam jedną pacjentkę, która wracała z zagranicy i miała problem z umówieniem wizyty na czas. Naprawdę bardzo zależało jej na tym, żeby zdążyć na wizytę u konkretnego specjalisty, ale wszystkie terminy w czasie jej pobytu w Polsce były zajęte. Zapisałam tą Panią na listę rezerwową i zrobiłam wszystko, co w mojej mocy, żeby znaleźć jakąś lukę, i udało się! Zadzwoniła potem specjalnie po to, żeby mi podziękować i powiedzieć, że jej wizyta odbyła się na czas. Takie sytuacje dają satysfakcję i sprawiają, że naprawdę warto pomagać.

A co najbardziej cenicie sobie w pracy w Proassist?

Zuzanna: Przede wszystkim wsparcie zespołu i przełożonych. Mamy wiele szkoleń wewnętrznych. Każdy tutaj sobie pomaga, możemy się konsultować, dzielić doświadczeniami. Jest poczucie, że wszyscy gramy do jednej bramki i że nie zostanę sama z trudnym problemem. Dzięki temu ta praca jest spokojniejsza i daje większą satysfakcję, bo wiem, że za mną stoi solidny zespół.

No i właściciele placówek, z którymi współpracujemy też są w porządku. Jeszcze nie zdarzyło mi się, żeby któryś z nich był dla nas niemiły albo wyrażał jakieś niezadowolenie w stosunku do naszej pracy. A wręcz przeciwnie – często słyszymy od nich pochwały. Potrafią powiedzieć do naszej kierowniczki np., że “Dobra robota! Do tej pory nasi pacjenci wiecznie narzekali podczas wizyt, że nikt nie odbiera telefonów. A teraz są wyraźnie zadowoleni z poziomu obsługi”. To mocno budujące, że ktoś docenia naszą pracę.

Marzena: A ja jeszcze dodam, że lubię to poczucie misji – w końcu pomagamy ludziom na co dzień. Nieraz trafiają do nas osoby w ciężkich sytuacjach zdrowotnych, i mimo że pracujemy przez telefon, możemy je wesprzeć. Kiedy pacjent z uśmiechem kończy rozmowę albo dziękuje za naszą pomoc, czuję, że to coś więcej niż tylko zwykła praca.

Praca z programem medycznym Proassist i funkcje ułatwiające codzienną pracę rejestratorek

Jakie funkcje systemu pomagają Wam w codziennej pracy?

Zuzanna: Dzięki funkcji przeglądania pierwszych 100 dostępnych terminów mogę szybko znaleźć odpowiednie propozycje terminów dla pacjentów, co zmniejsza ich zniecierpliwienie i pozwala mi lepiej organizować czas.

Marzena: W 100% zgadzam się z Zuzą, funkcja szybkiego wyszukiwania wolnych terminów jest najlepsza. Ale to nie wszystko, bo Proassist oferuje również świetną bazę wiedzy, dzięki której szybko znajduję odpowiedzi na pytania pacjentów. Dzięki temu nie muszę sięgać do papierowej dokumentacji czy przerywać pracy, by zasięgnąć rady koleżanek. To szczególnie przydatne, kiedy zaczynamy współpracę z nowymi placówkami.

Czy miałyście wcześniej okazję pracować na innych systemach medycznych? Jeśli tak, to jak ocenicie Proassist w konfrontacji z innym programem?

Marzena: Ja nigdy nie pracowałam w innym systemie. Praca w Proassist jest moją pierwszą, dlatego nie mam żadnego porównania. Ale uważam, że oprogramowanie medyczne w chmurze jest świetnym rozwiązaniem. Nie muszę zawsze siadać przy tym samym komputerze, żeby zalogować się do pracy. Wystarczy, że mam dostęp do Internetu. To naprawdę wygodne rozwiązanie. Wyobrażam sobie, że lekarze, których placówki obsługujemy, mogą na przykład codziennie wieczorem spojrzeć w domu w swój kalendarz wizyt i sprawdzić, ilu pacjentów mają zapisanych na kolejny dzień.

Zuzanna: A ja miałam okazję pracować wcześniej w przychodni, gdzie korzystaliśmy z systemu MyDr EDM. Tamten system był w porządku, chociaż czasem się zacinał – zwłaszcza w poniedziałki, kiedy tych pacjentów było najwięcej. No i nie było w systemie listy rezerwowej, którą teraz możemy dla niektórych placówek prowadzić bez problemu.

W przychodni lista rezerwowa była prowadzona w zeszycie A4 i tam zapisywałyśmy z dziewczynami nazwisko, imię i telefon do pacjenta, który wyrażał chęć skorzystania z szybszego terminu. Ale to tak średnio działało, bo czasem jak termin zwolnił nam się z dnia na dzień, to jak dzwoniłyśmy do osób z listy po kolei, mało kto chciał i mógł zmienić swoje plany, żeby skorzystać z wolnego miejsca. W programie medycznym Proassist jest zupełnie inaczej. Możemy zapisać preferencje pacjenta, np. że interesują go tylko popołudniowe wizyty albo, że jest dostępny tylko w poniedziałki i czwartki. Wtedy jak zwolni się miejsce, jednym kliknięciem możemy wyfiltrować osoby, których preferencje wpisują się w wolny termin i łatwiej jest zapełnić lukę. Praktycznie 99% telefonów jest wykonanych z sukcesem – osoba, do której dzwonimy może przyjść na wolne miejsce.

Dlaczego warto postawić na system medyczny Proassist?

Proassist oferuje szereg funkcji, które nie tylko wspierają rejestratorki, ale i ułatwiają życie pacjentom i lekarzom. System umożliwia potwierdzanie wizyt za pomocą SMS, co znacząco redukuje liczbę nieodwołanych wizyt i pomaga lepiej planować harmonogram wizyt. W Proassist dostępne są także elektroniczne podpisy, co ułatwia prowadzenie dokumentacji i pozwala na sprawną obsługę formalności.

Dla usprawnienia pracy lekarzy przygotowaliśmy aplikację mobilną na telefon, która umożliwia głosowe wypełnianie EDM za pomocą funkcji przetwarzania mowy na tekst oraz szybkie skanowanie zdjęć i dodawania ich do dokumentacji. Lekarze mają też możliwość korzystania z szablonów wizyt i powielania recept, co przyspiesza wypełnianie dokumentacji medycznej – zwłaszcza w przypadku wizyt stałych pacjentów chorujących przewlekle.

Zespół rejestratorek Proassist to, jak pokazuje rozmowa z Zuzanną i Marzeną, zgrana i dobrze funkcjonująca ekipa. Korzystanie z ich wsparcia jest nie tylko efektywne, ale i ekonomiczne – usługa ta kosztuje znacznie mniej niż zatrudnienie rejestratorek na pełny etat w placówce medycznej. Dzięki Proassist każda placówka może cieszyć się profesjonalną obsługą pacjentów, jednocześnie oszczędzając czas i pieniądze.

Jak zmniejszyć koszty obsługi pacjenta, zachowując jakość i skuteczność świadczonych usług?

Obsługa pacjenta wymaga wyjątkowej sumienności oraz odpowiedzialności. Nie należy to do łatwych zadań, zwłaszcza, że w branży medycznej wciąż brakuje rąk do pracy, a pacjentów jest coraz więcej. Faktem jest, że wśród lekarzy występuje duży niedobór. Jak wynika z danych portalu Zdrowie Wprost, brakuje aż 68 tys. lekarzy.

czywiście cierpią na tym osoby zmagające się z różnymi chorobami. Jednak deficyt odbija się nie tylko na pacjentach, ale także na samych lekarzach. Ponadto ogromna ilość pacjentów zwiększa zapotrzebowanie na pracowników działu rejestracji medycznej. Nie jest trudno zgadnąć, że koszty, jakie ponoszą lekarze w związku z zatrudnieniem nowych osób, są niezmiernie wysokie.

Jednak oprócz kwestii materialnych warto również zwrócić uwagę na takie aspekty jak: czas poświęcony na poszukiwanie odpowiedniego personelu, przygotowanie nowego pracownika do wykonywania obowiązków, czy odpowiedzialność za niego. Oto sprawdzone strategie, które pozwolą zoptymalizować wydatki, zapewniając jednocześnie wysoką jakość usług.

Rejestracja online dla pacjentów na stronie internetowej placówki medycznej

Wdrożenie e-rejestracji to krok, który znacząco usprawnia proces umawiania wizyt, zarówno dla pacjentów, jak i personelu medycznego. Dzięki niej pacjenci mogą samodzielnie zapisać się na wizytę o dowolnej porze, co eliminuje konieczność angażowania rejestratorek do odbierania telefonów i pozwala im skupić się na obsłudze bieżących pacjentów.

E-rejestracja zmniejsza liczbę niedogodności związanych z dopasowaniem terminów wizyt oraz umożliwia pacjentom szybkie znalezienie dogodnego terminu, co zwiększa ich satysfakcję i przywiązanie do placówki. Co więcej, funkcja e-rejestracji zmniejsza ryzyko błędów wynikających z ręcznego wpisywania danych oraz ułatwia zarządzanie harmonogramem – program zapobiega nakładaniu się wizyt. System automatycznie synchronizuje zmiany w kalendarzu dokonane poprzez rejestrację online, kalendarz w portalu ZnanyLekarz oraz kalendarz dostępny dla rejestratorek w placówce.

Prosty program medyczny dla gabinetów – Proassist

Strach przed technologią jest jednym z czynników, które mogą zniechęcić lekarzy do korzystania z nowoczesnych systemów albo zmiany oprogramowania, na którym pracują od lat. Jednak czasem warto zaryzykować i zmienić oprogramowanie medyczne na lepsze.

W Proassist przeniesienie bazy danych z innego systemu jest bezpłatne, a nasz Dział Pomocy Technicznej nie tylko zadba o odpowiednie wdrożenie i przeszkolenie wszystkich pracowników Twojej placówki, ale również będzie gotowy wspierać użytkowników systemu w jego obsłudze od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 18:00.

Zdalna rejestratorka i usługa odbierania telefonów dla gabinetu

Wprowadzenie zdalnej rejestratorki to wygodna i tańsza alternatywa dla etatowego personelu w placówce. Dzięki rejestracji telefonicznej realizowanej przez profesjonalny zespół zewnętrzny można skutecznie obsłużyć pacjentów, nawet przy zwiększonej liczbie połączeń, bez konieczności zatrudniania kolejnych pracowników.

Usługa odbierania telefonów dla gabinetu jest rozwiązaniem, które zmniejsza wydatki na wynagrodzenia, szkolenia czy urządzenia biurowe, przy jednoczesnym zapewnieniu dostępności dla pacjentów w godzinach pracy placówki. Korzystając z usługi zdalnej rejestracji telefonicznej Proassist nie musisz martwić się o wdrażanie do pracy nowych pracowników, urlopy, zwolnienia lekarskie, czy nadgodziny.

Profesjonalne rejestratorki medyczne będą odbierać połączenia przychodzące od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 15:00. Niektóre placówki medyczne współpracują z nami w ten sposób, że przekierowują ruch telefoniczny do Proassist, a na miejscu mają jedną lub dwie rejestratorki, które zajmują się przygotowywaniem dokumentacji medycznej, wspierają pracę lekarzy i umawiają na wizyty pacjentów, którzy przychodzą do placówki osobiście.

Automatyzacja przypomnień o wizytach

Duża liczba pacjentów niestawiających się na wizyty jest jednym z głównych powodów strat finansowych w placówkach medycznych. Automatyczne przypomnienia SMS stanowią skuteczne narzędzie zmniejszające liczbę zapomnianych terminów.

SMS jest bowiem narzędziem, które prowadzi do skutecznej komunikacji. Wysyłając wiadomości kilka dni, dzień lub na kilka godzin przed wizytą, można znacząco obniżyć współczynnik nieobecności pacjentów, co wpływa na optymalizację kosztów oraz zapewnienie ciągłości pracy specjalistów.

Starszy mężczyzna patrzy na telefon, obok niebieskie tło z tekstem o przypomnieniach SMS.

Podpisy elektroniczne na tablecie i szablony wizyt dla lekarzy

Dokumentacja elektroniczna minimalizuje wydatki na materiały biurowe oraz przechowywanie dokumentów papierowych. Z kolei podpisy elektroniczne umożliwiają szybsze realizowanie formalności bez potrzeby drukowania umów, zgód czy innych dokumentów, co nie tylko redukuje koszty, ale również jest przyjazne dla środowiska.

Możliwość szybszego wypełniania EDM przez lekarzy zmniejsza koszty obsługi pacjenta, ponieważ lekarz może realizować wizyty w krótszym czasie lub po prostu zamienić wypełnianie EDM po godzinach przyjęć pacjentów na automatyczne, szybkie uzupełnianie karty pacjenta w momencie, gdy jest on w gabinecie.

W programie medycznym Proassist lekarze mogą korzystać z dostępnych szablonów wizyt oraz tworzyć własne, dostosowane do swoich preferencji. Istnieje również możliwość duplikowania recept lub korzystania z listy leków ulubionych w celu szybszego wystawienia e-recepty. Zalecenia po wizycie mogą zostać automatycznie wysłane na e-mail pacjenta, dzięki czemu pacjent na pewno ich nie zgubi.

Podsumowanie – jak zmniejszyć koszty obsługi pacjenta w gabinecie

Optymalizacja kosztów obsługi pacjentów nie musi oznaczać rezygnacji z wysokiej jakości usług. Wręcz przeciwnie, wdrażając odpowiednie oprogramowanie dla placówek medycznych oraz programy medyczne do zarządzania wizytami i dokumentacją, można skutecznie usprawnić pracę, zminimalizować wydatki i jednocześnie zapewnić komfort obsługi pacjentów. Współczesne rozwiązania technologiczne pomagają placówkom medycznym budować długoterminowe relacje z pacjentami, zwiększać ich satysfakcję i lojalność, co w rezultacie przekłada się na większe zyski.